WYPOSAŻENIE

dr Zbigniew Jóźwiak
Instytut Medycyny Pracy w Łodzi

Posiadając już pewną przestrzeń przeznaczoną na biuro, należy zastanowić się nad jej wypełnieniem. Oznacza to przede wszystkim zakupy wyposażenia – zarówno tego merytorycznego, które będzie podstawą „zarobkowej” działalności biura, jak i dodatkowego, dzięki któremu biuro jako całokształt (pracownicy + wyposażenie) będzie funkcjonować bez zgrzytów.

Często mówi się nieco pompatycznie, że ludzie to jest właśnie kapitał przedsiębiorstwa. To oczywiście prawda, ale minęły już czasy, że wystarczyło dać pracownikowi proste biurko, wyściełane krzesło na czterech nogach, blok papieru tzw. kancelaryjnego, kilka ołówków, długopis, szafę ubraniową, herbatę i papier toaletowy. Nowoczesne, sprawnie działające biuro początku XXI wieku ma znacznie większe wymagania. Oczywiste jest, że najważniejszą rzeczą jest wyposażenie techniczne, merytoryczne – sprzęt komputerowy, teleinformatyczny, ale bardzo istotne jest także zadbanie o jeśli nie komfort, to przynajmniej wygodę pracownika – a zatem meble i wyposażenie socjalne. Warto zwrócić uwagę na to, iż często właśnie elementy wyposażenia pozamerytorycznego budują wizerunek firmy dla jej klientów i partnerów. Nie mówiąc już o pozytywnym wpływie na efektywność pracy (wydajność + jakość) personelu. Bo chociaż dobry fachowiec wykona rzetelnie swoją pracę w każdych niemal warunkach, to przecież jasnym jest, że w lepszych warunkach wykona zadanie szybciej, lepiej i mniej się męcząc. I jeszcze jedna uwaga – wyposażenia pozamerytorycznego biura (i nie tylko) nie należy traktować jako kosztów (być może zupełnie niepotrzebnych), a raczej jako inwestycję, która przyniesie wymierne zyski.
Niestety, nie każdy właściciel nowego biura dysponuje finansowymi możliwościami wyposażenia go od początku do końca we wszystkie nowe, nowoczesne i niezbędne elementy. Niekiedy trzeba posiłkować się np. sprzętem czy meblami przeniesionymi z poprzedniej lokalizacji. A czasem po prostu z braku ekonomicznych możliwości konieczne są pewne wyrzeczenia. Tym niemniej zawsze warto spróbować znaleźć złoty środek podczas dokonywania niezbędnych zakupów – kupując komputer, nie zapomnieć o krześle, klimatyzatorze, prawdopodobnie znowu latem niezbędnym, a wreszcie o czajniku elektrycznym i kuchence mikrofalowej.

Sprzęt komputerowy to dzisiaj podstawa działalności każdego biura. Wybór odpowiedniego sprzętu już na wstępie wymaga rozpoznania potrzeb – czasem zupełnie różnych dla różnych rodzajów biura. A zatem, czy kupić dla pracowników komputery stacjonarne, czy notebooki? Porównywalne wydajnościowo notebooki są droższe od komputerów stacjonarnych, ale w przypadku niektórych stanowisk typu biurowego pozwalają na pracę na jednym urządzeniu tak w biurze, jak i u klienta oraz w domu. Jednak decydując się na to, że notebook jest jedynym (służbowym) komputerem pracownika, konieczne jest zadbanie o zakup dodatkowo: specjalnej podstawki (ewentualnie stacji dokującej), klawiatury i myszy lub trackballa. Dopiero bowiem one sprawią, że notebook stanie się w pełni funkcjonalnym, a ponadto niewprowadzającym niepotrzebnych uciążliwości, zamiennikiem komputera stacjonarnego. W przypadku komputerów stacjonarnych głównym problemem (ze względu na rozmiary) były dotychczas monitory CRT – obecnie monitory płaskie już praktycznie zdominowały biura. Warto także przy okazji zakupów komputerowych pamiętać o podkładkach pod mysz (bez wspornika nadgarstków!), uchwytach na dokumenty. Kolejnym elementem wyposażenia komputerowego, na który należy zwrócić uwagę jest stworzenie sieci wewnętrznej i dostęp do Internetu. Jest to bardzo ważny element biura – pozwala nie tylko na zdobywanie informacji z zewnątrz czy błyskawiczną (i bezpapierową) wymianę informacji pomiędzy pracownikami, ale także ułatwia wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych i umożliwia wspólne korzystanie z takich elementów, jak drukarki, skanery itp. Wybór rodzaju sieci: przewodowa czy bezprzewodowa też nie jest łatwy – z jednej strony, przewody prowadzone do wszystkich miejsc, gdzie korzystać można z komputera (również np. w pomieszczeń socjalnych, do wypoczynku), z drugiej zaś – dodatkowy wkład w electromagnetic pollution środowiska pracy. Zakup dalszych urządzeń zależy już głównie od specyfiki biura, chociaż drukarki, skanery i kserokopiarki (najlepiej sieciowe) wydają się niezbędne we współczesnym biurze. No właśnie, wydają się. Pamiętam, że kilka lat temu jedna z największych krajowych organizacji zorganizowała skomputeryzowany system wprowadzania danych, oparty o skanowanie dokumentów i oprogramowanie do ich obróbki. No cóż, nowoczesna technologia wkroczyła do tej organizacji po prostu z przytupem i dużym nakładem środków finansowych (były też jakieś afery). Problemy były tylko dla klientów – wszelkie dokumenty należało dostarczać w postaci firmowych formularzy zapisanych pismem blokowym, odpowiednim kolorem i bez zagięć. I tak co miesiąc mnóstwo klientów (ja także) zanosiliśmy te formularze, odstawaliśmy godzinki przed okienkiem po potwierdzenie złożenia – tylko po to, aby papierem „nakarmić” maszyny. I jak się dzisiaj okazuje, cały ten system się nie sprawdził – po kilku latach organizacja zrezygnowała w ogóle z obowiązku papierowego sprawozdawania najbardziej typowych (i powszechnych) zeznań. Ergonomia i biura, i transportu ręcznego, i wszelkiej innej działalności zaczyna się od zalecenia: najpierw pomyśl, a na pewno oszczędzisz pieniądze i siły.
Przy okazji wyposażenia merytorycznego warto jeszcze wspomnieć o telefonach – a właściwie o słuchawkach. W sytuacji częstych rozmów telefonicznych warto jest zaopatrzyć pracowników w słuchawki nagłowne, zapewniające lepszy komfort, mniejszy poziom hałasu i mniej dolegliwości w okolicach szyi i barków.
Przejdźmy teraz do mebli i zacznijmy od krzesła do pracy.

więcej w numerze 4/2011