Małgorzata Szafarz

Ci, którzy nigdy nie byli w podróży służbowej marzą, by kiedyś szef zlecił im taki wyjazd. Ci natomiast, którzy często wyjeżdżają w sprawach firmy, mają już dosyć nocowania w hotelowych pokojach i jadania w restauracjach. Tęsknią za większą stabilnością.

Szef zawsze powinien zwracać uwagę na to, kogo wysyła w podróż służbową. Powinna to być osoba rozważna, odpowiedzialna, kompetentna. Pracownik wyruszający w podróż służbową ma bowiem za zadanie dobrze reprezentować firmę na zewnątrz, uczestniczyć w umówionym wcześniej spotkaniu handlowym, konsultacji, konferencji czy targach.
Oprócz załatwienia firmowych interesów, osoba taka w czasie pobytu poza przedsiębiorstwem musi dbać również o powierzone jej na czas podróży mienie – np. służbowy samochód, karty płatnicze i kredytowe, firmowe pieniądze, dokumenty, laptop, telefon, czy aparat fotograficzny. Czasem dochodzi do tego jeszcze dodatkowo drogi firmowy sprzęt, gdy np. wysłany w podróż pracownik jedzie na prezentację lub próbną instalację do jednego z najlepszych klientów.
Jest wiec zupełnie jasne, że w podróż służbową nie powinien jechać pracownik młody, z niewielkim stażem pracy, nawet jeśli zajmuje w hierarchii firmy odpowiednie stanowisko. Osoba taka w czasie wyjazdu jest bowiem przedłużeniem „ramienia firmy” i przełożony musi mieć pewność, że decyzje, jakie w tym czasie podejmie będą wynikały ze znajomości realiów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Samochód, samolot czy pociąg?
Wysyłając pracownika w podróż służbową, warto zastanowić się nad wyborem właściwego środka lokomocji. Najczęściej zdarza się bowiem, że jest to służbowy samochód, jeżeli tylko firma takim dysponuje. Tymczasem fleet managerowie, dyrektorzy administracyjni lub kadrowi, od których po części zależy tego rodzaju decyzja, powinni jak najczęściej rozważać również inne środki lokomocji, nawet jeśli są one równorzędne cenowo z przejazdem firmowym samochodem. Pod uwagę należy wziąć zawsze cel wyjazdu, czas przeznaczony na dojazd, zmęczenie pracownika oraz ewentualną ilość bagażu. Jeżeli więc pracownik jedzie na konsultację, rozmowy handlowe czy konferencję, nie ma ze sobą dodatkowego bagażu, a klient oddalony jest od siedziby firmy o więcej niż 400-500 km, to – biorąc pod uwagę stan polskich dróg – warto zastanowić się, czy nie lepiej pojechać pociągiem lub polecieć samolotem. Trudno bowiem, jadąc pół dnia, być potem odpowiednio skoncentrowanym, by zaraz po przyjeździe podjąć się ważnej rozmowy w interesach. W takiej sytuacji trzeba raczej decydować się w danym dniu na nocleg, a negocjacje odłożyć do dnia następnego, co – oczywiście – podnosi koszty wyjazdu. Tymczasem, np. lecąc samolotem i skracając tym samym czas dotarcia do klienta, można próbować załatwić sprawy firmy w ciągu jednego dnia. Podobnie bywa w przypadku jazdy pociągiem, choć tu oferta PKP pozostawia jeszcze wiele do życzenia.

Zapiąć na ostatni guzik
Przed podróżą służbową warto zadbać o dobre zorganizowanie i zaplanowanie wyjazdu, tak by w czasie podróży strata czasu była jak najmniejsza, a osoba wyjeżdżająca nie była narażona na niepotrzebne niewygody. Sprawami takimi zajmuje się albo bezpośrednio pracownik przygotowujący się do wyjazdu, albo asystent działu lub sekretarka (czasami obowiązki takie zleca się również stażystom), albo pracownik działu administracji lub kadr, mający w zakresie obowiązków tego rodzaju zadania.
Przed wyjazdem wypada więc zorganizować następujące kwestie:

• wybór środka lokomocji i ewentualna rezerwacja biletu,
• odbiór samochodu z firmy i ewentualne przygotowanie do wyjazdu – jeżeli podróż odbędzie się autem firmowym, a pracownik na co dzień  nie posiada go do swojej dyspozycji,
• rezerwacja noclegu lub noclegów,
• pobranie z odpowiedniego działu firmowej karty płatniczej i kredytowej, ewentualnie zaliczki na wyjazd,
• przygotowanie dokumentów potrzebnych na wyjazd,
• wykupienie ubezpieczenia na czas podróży,
• w przypadku, gdy jest to konieczne – zarezerwowanie usług tłumacza.
  Większość rezerwacji można załatwić obecnie zdalnie – przez Internet, ewentualnie telefon i dzięki temu zyskać na czasie.

Koszty do zwrotu
W czasie wyjazdu służbowego pracownikowi przysługują diety. Kodeks pracy mówi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania i rozliczania diet związanych z podróżą służbową w kraju oraz za granicą określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 i 1991 z późn. zm.). Przepisy tego rozporządzenia dotyczą pracodawców sfery budżetowej oraz tych wszystkich przedsiębiorstw, które nie ustaliły własnych zasad rozliczania podróży służbowych i nie zawarły ich w firmowych regulaminach.
Co ważne – pracodawca ma prawo ustalić własne zasady rozliczania delegacji służbowych, ogranicza go tylko jedna kwestia – minimalna wysokość diety. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, by określił on wyższy niż w ministerialnym rozporządzeniu limit diet i ryczałtów oraz rozszerzył zakres wydatków, za poniesienie których będzie przysługiwał zwrot.

Diety
Dieta to środki przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.

Przy obliczaniu diet krajowych obowiązują następujące zasady:
1. Jeżeli podróż służbowa trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety, 
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

2. Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – przysługuje połowa diety, 
- ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W 2007 roku stawka diety krajowej wynosi 23 zł za dobę podróży oraz 34,50 zł za nocleg.
Co ważne, nie chodzi tu o dobę astronomiczną, ale kolejne 24 godziny, liczone od momentu rozpoczęcia podróży służbowej.

Przy obliczaniu diet zagranicznych obowiązują następujące zasady:
1. Za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości.
2. Za niepełną dobę podróży:
- do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, 
- ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety, 
- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25 proc. diety ustalonej zgodnie z wyżej wymienionymi zasadami.
Pracownikowi, który otrzymuje za granicą jedynie częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio:
- na śniadanie – 15 proc. diety 
- na obiad – 30 proc. diety
- na kolację – 30 proc. diety
- na inne wydatki – 25 proc. diety.

Wysokość diet zagranicznych w poszczególnych krajach określa szczegółowo załącznik do ministerialnego rozporządzenia w tej sprawie. I tak np. w przypadku wyjazdu do Niemiec jest to 42 euro diety i 103 euro na nocleg, w przypadku wyjazdu do Francji – 45 euro diety i 120 euro na nocleg,  a w przypadku wyjazdu do Hiszpanii – 48 euro diety i 120 euro na nocleg.

Jak rozliczać?
Zgodnie z rozporządzeniem, pracownikowi odbywającemu podróż służbową, oprócz diet, przysługuje zwrot kosztów za:
- przejazdy, 
- noclegi, 
- dojazdy środkami komunikacji miejscowej, 
- inne udokumentowane wydatki zaakceptowane przez pracodawcę.

Zgodnie z obowiązującymi od  1 stycznia 2007 roku nowymi przepisami, pracodawca ma obowiązek przed podróżą przyznać pracownikowi zaliczkę na wyjazd, jeśli tylko pracownik wystąpi do niego z takim wnioskiem. Natomiast rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. W tym celu pracownik przedstawia pracodawcy odpowiednie rachunki potwierdzające poniesione wydatki. Jeżeli uzyskanie rachunku nie było możliwe, pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.