Zwykle najczęściej chodzimy w 20 proc. ubrań zgromadzonych w naszej szafie. 20 procent produktów lub usług naszej firmy przynosi 80 procent zysków. Około 20 procent najbogatszych ludzi jest właścicielami 80 procent dóbr światowych. 80 procent rezultatów wynika z 20 procent przyczyn.

Nawet jeśli chodzi o uprawę roślin, to okazuje się, że najbardziej żyzna i plonodajna jest 1/5 gleb. Jak zatem wykorzystać i zadbać o te najważniejsze i najbardziej dochodowe 20 proc. w firmie? I nie chodzi tu tylko o produkty lub usługi, ale także o najbardziej twórczych i wydajnych pracowników, którzy generują 80 procent zysków w firmie.
 Twórcą zasady 80/20 jest włoski ekonomista Vilfredo Pareto, który bez względu na kraj i epokę, które analizował dostrzegł zawsze tę samą zależność. Określone 20 procent przyczyn powoduje 80 procent konsekwencji oraz 20 nakładów owocuje 80 procentami wyników.

Produkty i usługi
Gdyby uczciwie się przyjrzeć naszemu biznesowi, to okaże się zapewne, że określony rodzaj usług lub konkretne produkty, będące 20 procentami naszej aktywności zawodowej przynoszą dużo większy zysk niż pozostałe. Niech to będzie np. fast food z różnymi pierogami, kurczakiem pieczonym i gyrosem plus mnóstwo dodatków i napojów. Jeśli przejrzymy faktury i paragony firmowe, okaże się np. że ¾ naszych klientów zamawia gyrosa z surówką. Że marża na tym produkcie jest najwyższa. Że surówka nie wymaga od nas żadnej pracy i małych nakładów kosztów, bo bierzemy ją pokrojoną i gotową do spożycia w olbrzymich pojemnikach z hurtowni owocowo-warzywnej. Że przebicie w cenie na skrawanych kawałkach pieczonego mięsa jest kilkukrotne. I tak jest w większości dobrze prosperujących firm. Każda ma swojego gyrosa z surówką.
Szukanie doskonałego pomysłu na biznes – na te właściwe 20 procent – to tak naprawdę, poza ciekawą i nietuzinkową ideą, kompilacja innych doskonałych przedsięwzięć, wprowadzonych w życie już wcześniej. Często takich rozwiązań, które pozwolą także uzyskać jak najniższą cenę naszego produktu. Doskonałym przykładem takiego przedsięwzięcia jest Henry Ford i jego model T Forda dla klasy średniej. Niezawodny samochód w niskiej cenie. Ford wiedział, że koszty budowy takiego pojazdu można znacząco obniżyć tylko dzięki produkcji na skalę masową. Zbudował wielką fabrykę, większą niż dotychczasowe huty żelaza, wykorzystał pomysły innych dotyczące ruchomej linii produkcyjnej, skorzystał z maszyn specjalnie zaprojektowanych i skonstruowanych na potrzeby motoryzacyjne jego fabryki.
Cała sztuka zatem, poza doskonałym pomysłem trafiającym w niszę, wiąże się z wykorzystaniem dobrych rozwiązań – również z dziedzin niepokrewnych z kierunkiem działalności danej firmy. Tak np. powstała Viagra jako „efekt uboczny” leku nasercowego lub lek Vetmedin wykorzystywany z dużymi sukcesami w weterynarii, mimo że w medycynie ludzkiej powodował zawały, które dotykały ludzi go stosujących. Psy nie umierają na zawały serca i wszystkie zalety tego medykamentu zostały wobec nich wykorzystane w pełni. Teflon i włókno węglowe to także doskonały przykład na zaadoptowanie czegoś wcześniej zarezerwowanego jedynie dla przemysłu zbrojeniowego lub do budowy statków kosmicznych. Dobry pomysł to inne niż dotychczasowe zastosowanie danego rozwiązania, ulepszenie oryginału lub stworzenie kolejnych jego wariantów. To wykorzystanie istniejących rzeczy lub miejsc w odmienny lub zmodyfikowany sposób. Ta wyjątkowość może dotyczyć konkretnego produktu lub usługi, czasu potrzebnego na ich wykonanie, klientów, do których adresujemy naszą ofertę, terenu działania i rodzaju działalności (projektowanie, badania, odkrycia, produkcja, dystrybucja, sprzedaż itp.). Celnie wybrane 20 procent to wielokrotnie sprawdzone na wielu ludziach – pracownikach, znajomych, przyjaciołach i innych zaangażowanych osobach – pomysły na biznes. Trzeba je ciągle doskonalić, weryfikować, uatrakcyjniać, czasem zmieniać.

Ludzie
 Cała sztuka polega na znalezieniu tych 20 procent, w których dana osoba jest wyjątkowo dobra. Tak postępują ludzie znani, wybitni i dzięki temu bogaci. Piosenkarze, aktorzy, politycy. Nie należy po prostu brać się za robienie czegoś, na czym się nie znamy lub co pochłania bezcenny czas. Najczęściej to, w czym jesteśmy naprawdę dobrzy pokrywa się z tym co najbardziej nas „kręci”. Jeśli nie mamy pełnej świadomości, co mogłoby to być, warto zadać sobie kilka pytań. Mogą one dotyczyć nas samych lub kogoś z naszych pracowników. Istotny jest przedmiot naszych ekscytacji, pasje, dziedzina, dzięki której moglibyśmy zaistnieć. Ważne, w czym cechuje się nasz indywidualizm, co faktycznie by nas uszczęśliwiło, na czym znamy się najlepiej – dużo lepiej od innych, jaki rodzaj pracy jest dla nas lub tego kogoś najodpowiedniejszy… Pomysły, jakie przyjdą nam do głowy w związku z tymi pytaniami nie muszą dotyczyć obecnej pracy. To może być coś dziwnego, trudnego do zdefiniowania, nietuzinkowego. Np. ktoś jest genialny jeśli chodzi o znajdowanie pomysłów na prezenty dla innych albo zawsze widzi więcej możliwości rozwiązania danego problemu niż jego otoczenie. Chodzi o takie coś, co chcielibyśmy przeczytać za sto lat na swoim nagrobku „najskuteczniejszy mediator rodzinny” lub „najprecyzyjniejszy budowniczy wiatrakowców”, lub cokolwiek innego, z czego chcielibyśmy być dumni.
Warto zatrudniać ludzi młodych, bardziej nieśmiałych niż zbyt pewnych siebie, „zakręconych” pasjonatów, niekoniecznie najinteligentniejszych absolwentów, bo to „coś” to nie tylko inteligencja (w przeciwnym przypadku pracownicy akademiccy zarabialiby najwięcej ze wszystkich grup zawodowych). Warto stawiać na ekscentryków, osoby z grup dyskryminowanych lub określonych mniejszości. Ważne jest, aby nowi ludzie „pasowali” do obecnego stada. Miła, spójna i przyjacielska współpraca jest bardzo ważna. W pracy spędzamy przecież sporą część życia.
W kategorii ludzie 80/20 należy także wymienić naszych najlepszych odbiorców. A są nimi najczęściej starzy klienci, którzy już nas znają, ufają i nie wymagają nakładów finansowych na ich pozyskanie, zbadanie potrzeb i oczekiwań, przekonanie do naszej marki i produktów/usług. Stali zleceniodawcy to ludzie, którzy rzadziej dokonują zmian, bo jeśli są zadowoleni z naszych usług, to nie chcą się narażać na koszty i kłopoty związane z testowaniem nowych firm. To często owe 20 procent. Zatem utrzymanie „starych” klientów jest często dużo bardziej rentowne niż poszukiwanie nowych. Nawet tych, którzy składają rzadko zamówienia, ale za to duże i stałe. Pojawia się także pytanie jakie cechy powinien posiadać nasz wymarzony odbiorca. Dla banku najlepiej jeśli jest to leniwy klient, który nie szuka, nie sprawdza odsetek lub procentów w tym lub innym banku. Dla konstruktorów parterem okaże się ktoś aktywny i mądry, który swoimi pomysłami przyczyni się do wyprzedzenia konkurencji. Dla ubezpieczeniowców nawet „paranoidalni” klienci, którzy chcą się zabezpieczyć przed wszystkim. Dla jednych to będą bogaci dyrektorzy dużych firm, dla innych atechniczne gospodynie domowe lub zwariowani ekolodzy. Warto się zastanowić nad 20 procentami naszych najlepszych klientów. Może nawet trzeba zrezygnować z niektórych odbiorców, kupujących wszystko z naszej gamy produktów na rzecz tych, którzy biorą dużo konkretnego towaru…

Kapitał oraz czas
 Rodzi się pytanie o to, czy inwestować i sprzedawać coś ekskluzywnego za wysoką cenę, czy raczej myśleć o rynku masowym. Skupić się na lokalnym odbiorcy czy zaszaleć na wielka skalę? Szukać kanałów dystrybucji czy zająć się bezpośrednią sprzedażą? I tu odpowiedzi nie są już tak proste, ponieważ okazuje się, że stawiając na którykolwiek z tych elementów, można odnieść sukces. Przykłady? Ekskluzywne Ferrari lub zegarki Rolex oraz tanie hotele i linie lotnicze lub choćby Ikea. Regionalna restauracja i sieć Pizza Hut. Sprzedaż przez hipermarkety albo zamawiany bezpośrednio u producenta komputer Della tworzony w momencie zapotrzebowania. Cała sztuka to dopasowanie taktyki do specyfiki naszej działalności.
Brak czasu to chyba jedna z najczęściej wymienianych bolączek naszych czasów. Ale gdyby spojrzeć na to ze strony Pareta, to okazałoby się, że 80 procent naszych bogactw posiadamy dzięki zaangażowaniu 20 procent naszego czasu. Skoro efektywnie wykorzystujemy tylko jedną piątą naszego życia, oznacza to, że angażowanie pozostałego czasu w sprawy zawodowe tak naprawdę nie ma znaczenia. Może zatem nasze ślęczenie po godzinach w firmie to zwykła strata czasu? Może naszych klientów można obsłużyć dużo szybciej i nie mniej satysfakcjonująco? A może da się wprowadzić samoobsługę… Banki mogą np. otworzyć więcej bankomatów, a sieci sklepowe zaopatrzyć swoje punkty w komputery, w których swobodnie dany klient odnajdzie poszukiwany towar, jego specyfikację i cenę (vide Empik). Jeżeli dana restauracja szybciej obsłuży indywidualnego klienta, to w ciągu tych samych 8 godzin pracy zarobi więcej, płacąc m.in. ten sam czynsz.
Jeśli chodzi o czas, to istnieje jeszcze jeden sposób na jego oszczędzanie. Istnieje coś takiego jak „czas pracy” i „czas przestojów”. Okazuje się, że owe przestoje to złodzieje cennych minut, godzin, a w efekcie dni. Według badań The Boston Consulting Group, tylko 10 procent czasu poświęcanego w firmie jest naprawdę wartościowe. Może warto przyjrzeć się tym niepotrzebnym ruchom i nieskoordynowanym działaniom, może trzeba więcej uwagi poświęcić prawidłowej organizacji czasu pracy.
Niezależnie od tego, czy zgadzamy się z Paretem, czy nie, zawsze warto raz jeszcze zastanowić się nad działaniem firmy, innowacjami, organizacją czasu pracy, dbałością o zatrudnianych ludzi lub nad naszym własnym powołaniem. Odpowiedzi na najprostsze pytania typu „Co chciałbyś naprawdę w życiu robić” najczęściej są najtrudniejsze.

Olga Dyżakowska
prezes fundacji „wbrew absurdom”
działaczka organizacji pozarządowych

Pisząc artykuł, korzystałam z książki Richarda Kocha „Rewolucja 80/20”